PARTAGER

 

logo_verticalL’organisation de vos médias numériques n’est plus une option, choisissez une solution simple et économique de gestion, publication et valorisation de vos photos, vidéos, sons, pdf, etc

gererGérer

sur un même outil les médias de chaque service de façon personnalisée selon les types de fonds et les publics

 

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ajouter

Ajouter

facilement des documents sans créer les doublons

 

faciliterFaciliter

la recherche pour les utilisateurs

 

 ecran

 

GemNet est un système complet pour l’archivage, l’organisation et la diffusion de documents multimédia.

La solution repose sur des modules ou interfaces, accessibles selon les droits de l’utilisateur.

GemNet Production est l’interface la plus importante pour de nombreux utilisateurs. Complète, cette interface permet, selon les droits de l’utilisateur, d’importer, de décrire, de rechercher, de visualiser, d’organiser, de partager et de diffuser des documents multimédias.

La création et la gestion de Thésaurus est possible dans GemNet. Outre la gestion des termes génériques et des termes spécifiques, le thésaurus GemNet gère la synonymie et les relations inter linguistiques. Il apporte un vrai plus dans l’utilisation de GemNet.

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partager

Partager les médias entre les différents services selon les autorisations

Visualiser et/ou télécharger des documents spécifiques envoyés par des utilisateurs GemNet. Des fonctionnalités de validation permettent de connaître les avis d’utilisateurs sur des médias.

envoyerEnvoyer et traiter une quantité importante des médias rapidement

Importer des fichiers multimédia dans GemNet à partir du disque dur de l’ordinateur. Ce gestionnaire de téléchargement montant permet de transférer des médias sans requérir à un logiciel de transfert FTP.

suivreSuivre l’historique de l’utilisation des médias

Une application de statistiques présente en détail l’activité d’un système GemNet. Il rend compte des comportements des utilisateurs. C’est une mine d’informations pour optimiser l’accès aux fonds documentaires et mieux connaître les habitudes des utilisateurs.

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Définir des profils d’accès en fonction des besoins

Une interface permet de gérer et de surveiller l’application, de créer des bases et des collections, de déclarer des structures documentaires, de créer des utilisateurs ou de gérer leurs droits.


Cas client : la Ville de Colmar

Contexte :

Dans le but d’optimiser le stockage interne des documents gérés par les services de la ville et de fluidifier les échanges du service communication avec les autres services, HDR Communications a accompagné la ville de Colmar dans la mise en place de l’outil d’archivage Gem’net.

Solution :

Véritable solution de gestion électronique des documents, Gem’net permet au service communication de la Ville de Colmar de stocker intelligemment et durablement l’ensemble de ses documents, tous types confondus.

Outre la fonction de stockage et d’archivage, Gem’net permet de gérer des « dossiers » de travail partagés à plusieurs échelles : avec d’autres collaborateurs de son service, avec des interlocuteurs externes, ou avec d’autres services de la ville.

Plus concrètement : un service de presse disposant d’un accès restreint à la plateforme pourra consulter le fond qui lui est autorisé, et opérer une demande de document, une photo par exemple.

A partir de Gem’net, les administrateurs du service communication seront donc capables de réceptionner la demande, et de partager pour téléchargement le document concerné avec le service presse demandeur.

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Interface en ligne, ce M.A.M (Media Asset Management) est doté d’un moteur de recherche multicritères puissant. Ainsi, si un effort de qualification des documents archivés est opéré dès leurs enregistrements, les résultats de recherche seront performants.

Gem’net peut être déployé dans tous les secteurs d’activité ayant besoin d’un système d’archivage numérique. Il est en effet possible de personnaliser la structure des fiches d’indexation tout comme le thésaurus ou encore l’arborescence des thématiques dans lesquels les enregistrements seront classés.

Outre la gestion des workflows pour le partage des documents, des accès multi-utilisateurs avec droits distincts ont été mis en œuvre. La ville de Colmar a pu centraliser l’ensemble des documents interservices tout en déléguant la gestion de thématiques à des interlocuteurs distincts.

 

La ville de Colmar dispose aujourd’hui d’un outil puissant pour lequel HDR Communications a assuré la personnalisation, la mise en œuvre et la formation, leur garantissant autonomie, qualité d’organisation et de communication.

 

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